W dobie cyfrowej transformacji księgowości, biura rachunkowe online oferują szeroki wachlarz usług, zapewniając wygodę i efektywność. Jednakże, wystawienie pustej faktury, czyli dokumentu bez faktycznego wykonania usługi czy dostawy towaru, stanowi poważne naruszenie prawa podatkowego i może prowadzić do poważnych konsekwencji.
Przepisy prawne
Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, wystawca pustej faktury jest zobowiązany do zapłaty podatku wykazanego na dokumencie. To obowiązek podatkowy powstaje samoistnie z chwilą wystawienia takiej faktury, niezależnie od rzeczywistego przeprowadzenia transakcji.
Rola biura rachunkowego online
Biura rachunkowe online, wykorzystując nowoczesne narzędzia, efektywnie automatyzują wiele procesów księgowych, od faktur po rozliczenia podatkowe. Jednakże, z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), konieczne staje się dostosowanie ich workflow do nowych wymogów. KSeF wymusza na biurach rachunkowych wdrożenie dodatkowych funkcji w ich systemach księgowych, w tym tzw. ‚guzika akceptacji’, który pozwoli klientom na potwierdzenie zaksięgowania każdej faktury. Ten guzik zapewnia dodatkową warstwę kontroli i transparentności, umożliwiając przedsiębiorcom bezpośrednie zaakceptowanie zaksięgowania faktur przez biuro rachunkowe.
Takie rozwiązanie ma na celu nie tylko zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi e-faktur, ale także zwiększenie zaufania między biurem rachunkowym a klientem. Dzięki temu, przedsiębiorca może mieć pewność, że wszystkie dokumenty są prawidłowo i na bieżąco księgowane. Niemniej, odpowiedzialność za prawidłowość dokumentów leży zarówno po stronie biura rachunkowego, jak i przedsiębiorcy. W przypadku wystawienia pustej faktury przez biuro rachunkowe, kluczowe jest ustalenie, czy pracownik biura działał w granicach nadanego mu pełnomocnictwa. Nowe funkcje, jak guzik akceptacji, pomagają w takiej weryfikacji, zapewniając dodatkowy poziom bezpieczeństwa i odpowiedzialności w procesie księgowym.
Kto jest wystawcą faktury?
W świetle orzecznictwa, np. wyroku NSA z 5 kwietnia 2018 roku (I FSK 1016/16), wystawcą faktury jest osoba, która faktycznie dokonuje jej wystawienia. Jeżeli pracownik biura rachunkowego działał bez wiedzy i zgody przedsiębiorcy, nie on ponosi odpowiedzialność podatkową.
Pełnomocnictwo a odpowiedzialność podatkowa
Istnieje jednak wyjątek dla sytuacji, w której przedsiębiorca udzielił biuru rachunkowemu pełnomocnictwa do wystawiania faktur. Zgodnie z wyrokiem NSA z 31 stycznia 2018 roku (I FSK 444/16), jeśli pełnomocnik wystawi pustą fakturę, odpowiedzialność podatkową ponosi mocodawca, czyli przedsiębiorca.
Jak zapobiegać wystawianiu pustych faktur?
Dla zapobiegania sytuacjom, w których mogłoby dojść do wystawienia pustej faktury przez biuro rachunkowe online, przedsiębiorcy powinni:
– Weryfikować uprawnienia i działania biura rachunkowego.
– Ograniczać pełnomocnictwa tylko do konkretnych, dobrze zdefiniowanych działań.
– Regularnie monitorować wystawiane faktury i transakcje.
Systemy biura rachunkowego online
Dobre praktyki i nowoczesne systemy zarządzania dokumentami oferowane przez biura rachunkowe online mogą znacząco zmniejszyć ryzyko błędów i nadużyć. Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi do weryfikacji transakcji i dokumentów jest nieocenione w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa podatkowego.
Oprócz odpowiedzialności podatkowej, wystawienie pustej faktury może skutkować konsekwencjami wynikającymi z Kodeksu karnego skarbowego. W tym kontekście, istotne jest, aby biuro rachunkowe online i przedsiębiorcy prowadzili wnikliwą kontrolę procesów księgowych.
Podsumowanie
W świetle powyższych informacji, rola biura rachunkowego online jest nie do przecenienia. Nie tylko musi ono zapewniać wysoką jakość usług księgowych, ale również dbać o przestrzeganie przepisów prawa podatkowego i ochronę przedsiębiorcy przed nieprzewidzianymi konsekwencjami podatkowymi.
Zachęcamy do korzystania z usług naszego biura rachunkowego online, które zapewnia bezpieczeństwo i profesjonalizm na każdym kroku współpracy.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i jak możemy chronić Twój biznes przed ryzykiem pustych faktur!
Biuro rachunkowe WARIDO
- Tel. +48 537 726 726
- E-mail: sekretariat@warido.com
